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Resumen de los temas tratados por los Asesores de la Gobernación de Córdoba en la reunión con los miembros del Pacto por la Transparencia de Córdoba, presidido por Mariela Peña Sibaja, en donde se relatan los pasos más importantes dados por la administración departamental para combatir la corrupción.
Información Financiera y Contable
La información Financiera y Contable de la Gobernación de Córdoba se maneja en la Sala de Informática de la Secretaría Hacienda, localizada en el segundo piso del Palacio de Naín.
Para proteger dicha información, a la Sala sólo pueden ingresar las personas que laboran dentro de élla.
A excepción de otros funcionarios autorizados –como el Secretario de Hacienda y la Jefe de Presupuesto-, ninguna otra persona tiene acceso a esta Sala.
Se cuenta con un software que automatiza muchas de las tareas que se requieren para llevar el complejo proceso de garantizar la exactitud, idoneidad y seguridad de todos los datos relativos al manejo presupuestal, contable y de tesorería.
Los computadores están conectados en red y el software financiero y contable está instalado en un servidor ubicado en la Sala de Sistemas. Cada funcionario tiene acceso mediante una clave, personal e intransferible, que le permite acceder únicamente a las operaciones que le fueron autorizadas de acuerdo con las tareas que le correspondan.
Para minimizar los errores humanos en la digitación de los datos, se implantó un proceso continuo de revisoría de cada uno de los documentos que se tramitan.
Cada cuenta que ingresa a la Sala es recibida por libros en la Central de Cuentas, que debe responder por el trámite diario que allí se realiza.
Al finalizar cada jornada de trabajo, las personas responsables deben dar cuenta de los errores detectados y la solución que se le dio a cada uno de ellos.
Igualmente deben reportar las cuentas que quedan dentro de la Sala, para que sean guardadas por el funcionario responsable.
Dentro de la sala se realiza el siguiente proceso:
- Expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal.
- Revisión de todos los documentos que debe llevar una cuenta.
- Contabilización de la cuenta.
- Elaboración del Registro Presupuestal.
- Elaboración de los cheques.
Apoyo de la GTZ en el Sistema Integrado de Información Administrativa y Financiera
Las gestiones para lograr este objetivo se adelantan desde principios del año 2004, teniendo en cuenta las siguientes consideraciones:
1. Que el Departamento presenta una débil capacidad Institucional y sus procesos financieros y administrativos no se encuentran integrados .
2. Que existe una baja credibilidad de la ciudadanía en la administración pública, especialmente por los largos tiempos de respuesta originados en la no existencia de un sistema de información en línea integrado.
3. Que la información de la administración, tanto financiera como jurídica, se encuentra dispersa en las diferentes áreas del ente territorial.
4. Que no hay forma de tener información confiable inmediata que permita tomar decisiones ágiles.
5. Que existe la posibilidad de aprovechar la experiencia de la GTZ en la implementación de procesos de modernización, organización y automatización del trabajo de las distintas dependencias de las áreas administrativa y financiero-contable de Entes territoriales para hacerlos más eficientes y transparentes en su gestión.
6. Que el proceso de modernización tecnológica, reingeniería organizacional y gestión financiera de la Gobernación pretende introducir cambios en su organización, nueva cultura de la administración y la incorporación de una herramienta de sistemas con módulos en distintas áreas de la administración.
7. Que se requiere de capacitación y acompañamiento que GTZ está en posibilidad de brindar para la planeación financiera, la transparencia, la rendición de cuentas y la agilidad de la información.
8. Que se hace necesario lograr agilidad, precisión, equidad y transparencia en el manejo de la información financiero-contable de la Gobernación de Córdoba.
9. Que como consecuencia de lo anterior se hace necesario implementar un Sistema Integrado de Información Administrativa y Financiera acorde con las necesidades de la gobernación.
Calidad de la Información
Conscientes de su responsabilidad profesional, los contadores de la Sala de Hacienda trabajan constantemente en mejorar los siguientes aspectos:
- Contabilización de Ingresos.
- Conciliación Bancaria
- Depuración de la información financiera y contable.
- Agilización de los procesos.
Banca Virtual
Se vienen firmando convenios de los diferentes bancos para lograr en el mediano plazo que todos los pagos se hagan a través del sistema de pagos por la banca electrónica.
Actualmente se hace la dispersión de fondos por este sistema para los pagos de las nóminas de los empleados de la Gobernación y de los docentes de los municipios no certificados.
Esto ahorra tiempo, esfuerzos y dinero.
Además, con la eliminación del cheque como instrumento de pago, se ataca directamente la corrupción al evitar su manipuleo y/o adulteración.
Seguridad en el Pago
Para evitar la falsificación y/o adulteración de las consignaciones bancarias, se prohibió recibir directamente de los usuarios tales documentos.
El comprobante de pago ó el paz y el salvo, sólo se emiten al corroborar la información con las copias de las consignaciones que cada mañana envían los bancos.
Además, posteriormente se hace su cruce con las consignaciones que aparecen el extracto bancario
Se tiene listo un convenio para instalar una extensión de caja al lado de las actuales ventanillas de atención al público que están sobre la carrera cuarta.
Sistema de Nómina Unificada
Otro punto importante es la modernización del manejo de las diferentes nóminas que se generan en la Gobernación de Córdoba.
El primer paso se dio con la nómina de los docentes, que a partir del mes de marzo viene sometida a un proceso continuo de depuración.
Se han revisado las escalas de salarios, asegurando que en cada caso se pague el legalmente establecido.
Se dieron por terminados todos los códigos que en el pasado se dieron para el descuento de créditos por libranzas, con el fin de evitar hacia el futuro que bajo ese disfraz se cometan irregularidades que afecten el salario vital de los trabajadores.
Se creó un comité integrado por representantes de los diferentes estamentos de la Gobernación, para que se estudiaran a las empresas que cumplan con la nueva reglamentación que para tal fin fue expedida.
Estas empresas deberán cancelar unos derechos para reconocer el trabajo que realiza la Gobernación al recaudar la cartera y hacer el pago a cada de una de éllas, de acuerdo con las tarifas establecidas en el nuevo Estatuto de Rentas aprobado por la Asamblea Departamental.
Igualmente se mejorarán los controles para establecer la verdadera capacidad de pago en el momento de expedir los certificados.
Sala de Sistemas
En el sexto piso del Palacio de Naín funciona la Sala de Sistemas, igualmente con acceso restringido a las personas autorizadas para laborar en élla.
Allí se le presta el apoyo técnico a la Sala de Hacienda, en los siguientes aspectos:
- Funcionamiento de la red.
- Mantenimiento de los equipos.
- Administración de los permisos a cada funcionario.
- Monitoreo de las tareas que se desarrollan en cada equipo.
- Generación de reportes para las entidades de control, internas y externas.
- Garantizar la exactitud e integridad de la información financiera y contable.
ARCHIVO CENTRAL
Se encuentra localizado en el segundo piso del Palacio de Naín.
Su función principal es recuperar todos los documentos de las cuentas y de los actos administrativos, para garantizar su correcta conservación.
Se trabaja en la digitalización de los documentos, con el fin de que se puedan consultar a través de la red en terminales dispuestas en sitios estratégicos.
De esta manera el documento original permanece a buen recaudo, evitando su deterioro o adulteración.
Se cuenta para tal fin con escáneres de alta velocidad y el software Docuware.
Se tiene prohibido el acceso a personas diferentes a las autorizadas para trabajar en su interior.
También se realizan acciones para la recuperación de las áreas del octavo piso, con el fin de ampliar la capacidad de almacenamiento de todos los documentos de la Gobernación.
GERENCIA PARA EL CAMBIO SOCIAL
Desde el inicio de la actual administración se dieron precisas instrucciones para que todas las acciones se enfilaran en hacer una realidad el Cambio Social.
Por ello, pensado siempre en el ciudadano, se han alcanzado los siguientes logros:
- Aumento de ingresos en más del 30%.
- Recorte en los gastos de funcionamiento, especialmente en gastos telefónicos
- Llevar atención a las personas víctimas de la tragedia invernal.
- Lograr en el mes de septiembre ponerse al día con los pagos de los jubilados, tanto en las mesadas como en el pago de la salud.
- Además de pagar puntualmente cada mes a los empleados de la Gobernación, se les cancela a tiempo los aportes de salud, pensión y riesgos profesionales.
- Mejorar la comunicación de la ciudadanía con la Gobernación, mediante la instalación de un sistema PBX –el 792 62 92- que permite marcar directamente la extensión.
- Mejorar los sistemas de información, para orientar adecuadamente a las personas que visitan el Palacio de Naín.
- Se hicieron mejoras en la vigilancia a través de cámaras instaladas en sitios claves, que son monitoreadas por personal especializado en el cubículo a la entrada del edificio.
PORTAL DE CONTRATACIÓN
La Gobernación de Córdoba tiene su página Web en la dirección www.cordoba.gov.co.
Allí existe un vínculo para el Portal de Contratación, localizado en www.contratacionestatal.net/cordoba.
El manejo del Portal de Contratación está a cargo de una empresa especializada, que realiza su alimentación y actualización con toda la información que le es entregada por la Secretaría de Gestión Administrativa.
El 18 de junio de 2004 se colocó un contador en la Página Web, que registra hasta el 13 de diciembre de 2004 un total de 25.780 visitas desde la primera fecha.
INTRANET
La Gobernación tiene un sistema de información en su red, manejado con el mismo protocolo de comunicación de Internet, conocido como Intranet.
Se cuenta con una Central de Información, diseñada como una página Web, en donde todos los funcionarios pueden encontrar -entre otros temas- todo lo relacionado con:
- Las funciones de las dependencias.
- Las leyes, decretos y demás normas legales de consulta diaria.
- Límites del departamento de Córdoba.
- Página del general José María Córdoba.
- Página de Montería, con los detalles de su fundación, geografía e historia. Normatividad Urbana, con códigos, decretos y planos. Estatuto de Rentas. Obispos de la Diócesis.
- Historia de la Universidad de Córdoba. Inicio de labores. Los primeros estudiantes y egresados. Reinas Universitarias. Ex rectores.
- Videos culturales del departamento de Córdoba.
- Boletines de Prensa de la Gobernación.
- Documentos en Power Point de temas de Educación, Salud y Desarrollo, entre otros..
- Versión en PDF de los documentos en Power Point.
- El Sombrero Vueltiao como Símbolo Cultural de Córdoba.
- Información Sociodemográfica de Córdoba.
- Archivos de los Conpes Sociales de 2000 a 2004
- Población de Colombia por géneros.
- Plan de Desarrollo 2004 – 2007.
Igualmente, funciona el servicio de mensajería interna, con correo electrónico y comunicación de texto y voz. Esto agiliza los procesos, reduce el uso de papel y controla la permanencia de los funcionarios en sus sitios de trabajo.
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