DECRETO No. 001383 DE DICIEMBRE 30 DE 2004
El señor Gobernador del Departamento de Córdoba,
en uso de sus facultades legales y en especial las contempladas en los Artículos 170, 171 y 172 del Estatuto de Rentas departamental
CONSIDERANDO:
Que el Estatuto de Rentas del Departamento de Córdoba, en sus Artículos 170, 171 y 172 autoriza el cobro, fija las tarifas y faculta al gobernador de Córdoba a reglamentar mediante decreto lo relacionado con los descuentos por libranzas en las diferentes nóminas departamentales.
Que se hace necesario aplicar los descuentos que se le hacen a cada funcionario, docentes administrativos y pensionados del Departamento de Córdoba, a través de nóminas debidamente autorizados por los funcionarios, por el ente territorial y por las entidades crediticias.
Que se requiere implementar procedimientos y controles para prevenir inconvenientes de tipo legal y administrativo, para la administración, los funcionarios y las respectivas entidades crediticias.
Que se hace necesario actualizar y compilar las normas y complementar procedimientos y políticas de la Gobernación de Córdoba, relacionados con el trámite de los descuentos a efectuar mensualmente en las nóminas de los servidores públicos, docentes y pensionados.
Que el cumplimiento de todos estos procedimientos nos permiten facilitar los reportes de novedades para descuentos por nómina, los cuales se realizarán a través de un medio magnético con el propósito de agilizar los trámites y disminuir los tiempos de captura, verificaciones y correcciones. Así mismo, permite asegurar mayor precisión y calidad en los datos reportados, disminuir los tiempos de captura, verificaciones y correcciones posteriores, disminuir el número de inconsistencias mensuales ocasionadas por estas novedades, evitar la evasión de la responsabilidad por los datos erróneos reportados y procesados, cuyo perjuicio, generalmente, recae en el empleado.
Que en mérito a lo anteriormente expuesto,
DECRETA:
ARTÍCULO PRIMERO: Establézcanse en la Gobernación de Córdoba los procedimientos y políticas relacionados con el trámite de los descuentos a efectuar mensualmente en las nóminas de los servidores públicos, docentes administrativos y pensionados, para lo cual se tendrán en cuenta los siguientes procedimientos:
1.- Los descuentos que se apliquen en las nóminas elaboradas para los servidores públicos, docentes administrativos y pensionados, se causarán previa verificación del cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios aplicables a las respectivas libranzas o títulos valores donde conste la obligación y la autorización de la persona respectiva y la del codeudor si lo hubiere.
2.- La información relacionada con los descuentos parafiscales debe ser aprobada por la Secretaría de Gestión Administrativa, como paso previo al ingreso de las novedades para su descuento.
3.- Las Cooperativas y entidades que estén controladas por la Superintendencia de la Economía Solidaria, podrán solicitar el respectivo descuento por nómina de conformidad con lo previsto en los artículos 142 y 143 de la ley 79 de 1988 "por la cual se actualiza la legislación cooperativa", para lo cual, deben presentar una solicitud motivada, firmada por el representante legal y dirigida a la Secretaría de Gestión Administrativa, anexando la documentación especificada en el anexo "A". Las Cooperativas Financieras, de Ahorro y Crédito y las Multiactivas o Integrales, con sección de ahorro y crédito, además de los documentos enunciados en el Anexo "A" del parágrafo 1º del artículo 2º de este decreto, deberán aportar autorización expresa expedida por la Superintendencias Bancaria o de la Economía Solidaria, según sea el caso, para adelantar las operaciones propias de su objeto social. Lo anterior para obtener la respectiva autorización por parte de la Gobernación de Córdoba.
4.- La autorización otorgada por la Gobernación de Córdoba para efectuar descuento por nómina, no constituye permiso a los representantes comerciales de dichas entidades y empresas para su ingreso a las distintas dependencias de la Entidad. Su relación debe ser directa y exclusiva con la persona formalmente encargada para tal efecto.
5.- Las entidades y asociaciones autorizadas para solicitar mediante autorización descuentos por nómina, se comprometen a actualizar la documentación especificada en el anexo "B", del parágrafo 2º del artículo 2º de este decreto, en el lapso comprendido entre 10 y 15 de Abril de cada año. El incumplimiento de esta obligación implicará que sólo se realicen los descuentos ya reportados, pero no se efectuarán nuevos descuentos.
6.- No se autorizará el descuento a favor de aquellas entidades que se encuentren sancionadas por las autoridades competentes.
7.- Con el propósito de facilitar la sistematización de la información relacionada con los descuentos, ésta debe recopilarse y reportarse en medio magnético, con las especificaciones definidas en el formato del anexo "C", del parágrafo tercero del artículo 2º de este decreto. La calidad y consistencia de la información deberá ser verificada y certificada por la persona encargada para tal efecto.
8.- Los reportes que efectúen las entidades para efectos de descuentos por nómina, deberán estar sustentados en libranza, pagaré o título valor debidamente firmado por el servidor público, docente o pensionado, y adicionalmente deberá obrar solicitud escrita del mismo, autorizando expresamente a la Gobernación de Córdoba para que se efectúen dichos descuentos por nómina. Salvo, cuando los reportes de descuentos provienen por órdenes judiciales.
9.- Con el fin de agilizar el proceso de descuento por nómina, la Secretaría de Gestión Administrativa, grupo de nóminas, para todo descuento deberá realizar el siguiente procedimiento previo para su ingreso como novedades de nómina:
- Confrontar la identidad y verificar la capacidad salarial del servidor público, docente, pensionado y administrativo.
- Asegurarse de la autenticidad de las libranzas y que en las mismas estén incluidos en forma detallada, los aportes de sostenimiento o de afiliación a la correspondiente entidad a favor de quien se va a efectuar el descuento y los aportes para ahorro, si estuviere obligado el asociado a efectuarlos.
- Verificar la calidad de asociado de la Cooperativa o entidad solidaria y la existencia de la solicitud escrita del servidor público, docente o pensionado, autorizando expresamente a la Gobernación de Córdoba para que se efectúen dichos descuentos por nómina.
- Verificar que la entidad que reporta el descuento esté debidamente autorizada por la Gobernación de Córdoba, para efectuar dichos descuentos.
10.- No se tramitará descuento alguno si no se cumple el procedimiento aquí definido.
11.- De conformidad con lo establecido en la reiterada jurisprudencia de la Honorable Corte Constitucional, que da especial protección al salario mínimo vital de los trabajadores, la Secretaría de Gestión Administrativa, grupo de nóminas, debe abstenerse de autorizar la deducción ordenada por el empleado o trabajador cuando ésta afecte el salario mínimo legal vigente. Lo anterior, como mecanismo de contribución al bienestar social y económico del núcleo familiar, por cuanto se busca minimizar la utilización indiscriminada de créditos, por su incidencia en la atención de las necesidades básicas primarias de los servidores públicos, docentes y pensionados.
12.- En el evento que cualquier servidor público que interviene en el proceso de descuentos por nómina, se percate o llegue a conocer de cualquier presunta conducta irregular por parte de las entidades autorizadas para efectuar descuentos por nómina, deberá dar aviso de manera inmediata al organismo de control respectivo u organismo jurisdiccional, según el ámbito de competencia. Igual procedimiento debe efectuar el afectado, sin perjuicio de adelantar la reclamación ante la entidad beneficiaria del descuento.
13.- La Oficina de Control Interno deberá hacer seguimiento a los resultados de las investigaciones que se adelanten por los Organismos de Control y Vigilancia, y en el caso de las cooperativas y asociaciones de economía solidaria, deberán, de ser procedente, solicitar la aplicación del artículo 145 de la ley 79 de 1988 sobre la limitación del derecho a los descuentos y por tanto la exoneración de dicha obligación para la Gobernación de Córdoba, comunicando a su vez a la Secretaría de Gestión Administrativa, tal circunstancia.
PARÁGRAFO PRIMERO: TARIFAS PARA LAS ENTIDADES QUE SE LES AUTORIZA EL DESCUENTO POR NÓMINA.
1.- Las entidades del sector financiero, solidario y sociedades, autorizadas para efectuar descuentos por nómina deberán pagar a la Gobernación de Córdoba, mensualmente, el 2.5% del valor mensual recaudado. En todo caso, la tarifa mínima por este manejo es el equivalente a un 25% de un (1) salario mínimo mensual legal vigente.
2.- Las entidades que prestan servicio consistente en planes de bienestar, deberán pagar a La Gobernación de Córdoba, mensualmente, el 1.5% del valor mensual recaudado. En todo caso, la tarifa mínima por este manejo es el equivalente a un 20% de un (1) salario mínimo mensual legal vigente.
3.- Se exceptúan de estos pagos, las entidades con las cuales la Gobernación de Córdoba suscriba convenios en los cuales se deberá establecer las tarifas correspondientes.
PARÁGRAFO SEGUNDO: DISPOSICIONES ADMINISTRATIVAS
1.- Esta Reglamentación deja sin vigencia todas las disposiciones que sobre el particular se hayan expedido.
2.- Las áreas involucradas como responsables y las nuevas entidades interesadas, terceros anteriores a esta reglamentación, cuentan con dos meses contados a partir de la fecha de su expedición, para que realicen los ajustes necesarios con el propósito que los descuentos que se vienen realizando a la fecha, se adecuen a los procedimientos aquí compilados.
ARTÍCULO SEGUNDO: Para dar cumplimiento a las disposiciones establecidas en el numeral 3º, 5º y 7º del artículo primero de este decreto, se tendrán en cuenta los siguientes anexos:
PARÁGRAFO PRIMERO: ANEXO "A" DOCUMENTACIÓN PARA LA AUTORIZACIÓN DE DESCUENTOS POR NÓMINA
