[171] Gmail, una caja de trucos
Por: Carlos Crismatt Mouthon
Para los usuarios de Gmail, existe una forma de enviar un mismo correo a un grupo de usuarios, de tal manera que, por ejemplo, podamos remitir de forma automática las mismas fotografías a toda la familia al seleccionar un solo contacto.
Para entender este concepto, hay que comenzar por explicar que Gmail agrega a la lista de contactos cada una de las direcciones de los correos entrantes y salientes. Al hacer clic en el vínculo “Contacts”, se abre una ventana con la carpeta rotulada “Frequently Mailed” que tiene las direcciones más usadas. Para ver todos los contactos, se hace clic en la pestaña “All Contacts”.
Para introducir direcciones de forma manual, en la ventana de “Contacts” se hace clic en “Add Contact”, que está arriba a la derecha en la franja anaranjada. Inicialmente están disponibles los campos para el nombre, la dirección de correo y unas notas, pero se pueden agregar más campos.
Regresemos ahora a la propuesta inicial de crear un contacto con varias direcciones. Para ello, se hace clic en “Add Contact”, y luego en “Name” se escribe, por ejemplo “Familia”. Después, en “Primary Email” se escriben todas las direcciones, teniendo en cuenta tres reglas básicas.
Para comenzar, la primera dirección se separa de la segunda con los caracteres “>,<”, es decir “mayor que”, “coma” y “menor que”. Lo mismo se repite al separar la segunda de la tercera, y así sucesivamente. En segundo lugar, que tanto el principio como el final de la cadena deben estar limpios de cualquier caracter. Y tercero, no dejar espacios en ninguna parte de la cadena.
Para una mejor comprensión, una cadena válida es del siguiente tenor –sin las comillas-: “carlos@gmail>,<juan@hotmail.com>,<pedro@yahoo.com”. Como se observa, se pueden utilizar direcciones de cualquier servicio de correo electrónico. Para finalizar, se hace clic en “Save” para guardar los datos de este contacto.
Ahora, para probar este nuevo truco, se hace clic en “Compose” para que aparezca la ventana del nuevo mensaje. En el campo “To:” se escribe el nombre “Familia” –sin las comillas- y enseguida en la fila inferior aparecerá también “Familia” seguido por todos los integrantes del contacto
Es pertinente recordar, que al introducir la primera letra en “To:” aparecen en una persiana todos los contactos cuyo nombre se inicia por élla. Si se escoge esta modalidad, al digitar la letra “F” aparecerá “Familia” en la lista, y sólo basta hacer clic sobre este nombre para que se agregue como destinatario del mensaje. Igualmente se observa que cuando la cadena se copia a “To:” se le agregan los caracteres “<” –menor que- y “>” –mayor que- al principio y final de la cadena, respectivamente.
El resto es escribir el asunto -“Subject”- y las notas que se deseen, pulsar en “Attach a file” si se quiere anexar un archivo, y presionar en “Send” para que sea enviado el mensaje a cada destinatario. En el caso de las empresas, con este truco se pueden preparar tantos grupos como sean necesarios, lo que, además de agilizar el proceso, evita errores al no enviar información confidencial a contactos equivocados.
En la siguiente columna se conocerá la forma de multiplicar la cuenta de Gmail, para de esa manera tener direcciones electrónicas personalizadas. De la misma forma, como bajar varios documentos adjuntos en un solo archivo comprimido en formato ZIP. Y también, se contará sobre la resurrección de “GmaiDrive shell extension”.
| Esta es una serie publicada desde octubre de 2001 por el periódico El Universal de Cartagena de Indias, en la edición de Montería [Córdoba] de los días sábados. |