[258] Los Primeros Pasos [30]

Por: Carlos Crismatt Mouthon

Al guardar los archivos que hemos creado, debemos a su vez idear un sistema de organización que nos permita encontrarlos fácilmente. Por defecto, el procesador de texto propondrá que los guardemos en "Mis documentos", pero el problema hacia el futuro es que cuando tengamos cientos de documentos, será más fácil encontrar la aguja en el pajar.

Si abrimos el Explorador de Windows y observamos la carpeta "Mis documentos", lo primero que salta a la vista es que está ordenada con el criterio de los tipos de archivos que puede contener, como "Mi música" y "Mis videos". Esto nos da una pauta de cómo hacer nuestra propia estructura.

Por ejemplo, si los documentos son de tipo empresarial, lo correcto sería crear dentro de "Mis documentos" dos subcarpetas básicas, una llamada "Correspondencia enviada" y otra "Correspondencia recibida". A su vez, dentro de cada una de ellas, se creará un número de subcarpetas igual al de las personas o empresas con las que tengamos relaciones comerciales. Y dentro de la carpeta de cada persona o empresa, otras subcarpetas por cada año y mes. Vale decir, que cuando se trata de familiares y amigos las carpetas se llamarán por sus nombres de pila.

Aquí es importante anotar que los primeros usuarios de los computadores personales utilizaron el término "directorio" para señalar un compartimiento o espacio virtual -con su propio nombre-, en donde se pueden guardar archivos. Igualmente, se pueden crear otros directorios dentro de éste, conocidos como "subdirectorios", y dentro de éstos anidar otros más. El símil era el de un archivador -"directorio"-, con diferentes cajones -"subdirectorios"-. La estructura que forman el directorio principal y los subdirectorios se conoce como "árbol".

Pero, con la llegada del sistema operativo Windows 95, el concepto de "directorio" se cambió por el de "carpeta", por lo que es común que en la charla diaria se utilice indistintamente cualquiera de estos dos nombres, que pasaron a ser sinónimos.

El colocar nombres a los archivos también tiene su arte. Por fuerza, tenemos que hacer colación del viejo MS-DOS en donde los nombres eran del tipo "8.3", que significa que sólo podían tener un nombre de hasta 8 caracteres y una extensión -después del punto- de 3 caracteres. Esto llevaba a tener que hacer malabares mentales, para lograr que fueran los suficientemente descriptivos para ser reconocidos. El archivo "Ven1tr98.doc" era el de "Ventas primer trimestre de 1998".

El sistema operativo Windows 95 también introdujo el uso de los nombres largos de archivos -hasta 255 caracteres-, lo que permitió liberar a la mente de ese complejo que dejó el marconigrama, en que se debía reducir al mínimo las palabras del mensaje para pagar menos. Pero, ese alargue extremo también tiene sus bemoles, ya que el abuso es igualmente perjudicial.

Lo correcto es el uso moderado del número de caracteres y de elementos claves, de tal manera que permitan encontrar un nombre de un sólo golpe de vista. Aquí, cada uno debe desarrollar un código personal que utilice en forma constante, para garantizar homogeneidad en todo el mar de información.

Un ejemplo sería colocar de primero la fecha en forma abreviada, seguido del nombre del destinatario y el objeto de la misma. Quedaría en la forma "12-02-2006 El Universal Artículo semanal.doc". De esta manera, el Explorador organiza los archivos por el mes, por el día y por el año. [Continuará]